PROTOCOLO
Una definición
“Un acuerdo de voluntades
consensuado y unánime, desarrollado entre los miembros de una familia y la
empresa familiar que hace posible la aparición de un código de conducta que
regula las acciones entre ambas. La fuerza moral del Protocolo es indudable si
el proceso se ha hecho correctamente y la Familia ha sido libre de expresar lo
que realmente piensa”.
En palabras más sencillas,
es simplemente redactar las reglas del
juego por las que se regirán las relaciones entre los distintos miembros a
partir de este momento.
¿Cuál es el objetivo?
Compatibilizar los
intereses de la empresa y de la familia empresarial. Es decir, conseguir que la
familia reciba el mejor trato posible de la empresa y que ésta no se resienta
por ello, y a la vez, conseguir maximizar la aportación de la familia a la
empresa. Tanto de los familiares trabajadores, como de los no trabajadores. En
otras palabras, el protocolo es ese vínculo que permite un buen funcionamiento
de la familia, de la empresa y de la unión de ambos.
¿Qué es?
Es más que un documento,
el protocolo es un proceso largo y de trabajo conjunto que requiere la
colaboración de toda la familia con la colaboración de un asesor externo.
Una vez llegado a un
acuerdo entre toda la familia éste se reflejará en un documento escrito. Este
documento ha de ser revisado periódicamente. Lo que es bueno para una empresa y
familia en un momento determinado, no tiene que serlo a los 5, 10 ó 15 años,
por lo que ha de ser revisado en la periodicidad y profundidad que se acuerde
entre las partes.
¿Cuándo se debe hacer?
Se habla a menudo del
protocolo como medicina preventiva, de que el mejor momento para hacer planes
de futuro es cuando la situación de la empresa y familia es bueno, aunque la
transición de la dirección no se plantee en un horizonte inmediato. En ese
momento se pueden sentar las bases de lo que queremos que la empresa y familia
sean. De cómo gestionar crisis si es que aparecen. De cómo evitarlas. Definir
procesos para identificar el futuro líder. De cómo formar a la familia. Definir
el papel de los familiares políticos en la empresa, etc. Si esperamos a que los
conflictos y crisis aparezcan, a que las riñas familiares, si existieran se
extiendan, puede que ya no estemos a tiempo para establecer un protocolo.
¿Quién lo puede hacer?
Lo hace la familia con un
colaborador externo. Éste, servirá de guía y mediador en el camino hacia el
consenso de intereses de empresa y familia.
¿Cómo es?
En general es un documento
escrito que se formaliza con la firma de todos los miembros de la familia,
trabajen o no en la empresa.
Habitualmente los cónyuges si los hubiere y los hijos mayores de 16 años
firman que conocen los términos del acuerdo.
¿Cuáles son los asuntos que
habitualmente se incluyen?
Es bueno que la familia se
de la oportunidad de definir cuál es la Misión de la EF, cómo quiere la
familia que sea la empresa y a que se compromete para lograrlo.
También recomiendo incluir
una Visión de la EF, cómo se imagina familia a si misma y a la EF en los
próximos años.
Sobre la transición
P
Cómo asegurar la seguridad
financiera de los padres para toda la vida. Qué actividades fuera de la
compañía mantendrán el interés vital de los padres en el momento de su retiro
de la empresa.
P
Cómo elegir al nuevo presidente.
P
Cuándo debe tener lugar el cambio
de presidencia en la empresa. Cómo se toma esta decisión.
P
Cómo evaluar el desempeño del
próximo presidente y cómo considerar su reemplazo.
Sobre
la participación
P
Cómo decidir qué miembros de la
familia pueden ingresar a la empresa familiar. Qué preparación es necesaria
para ello, si es que se necesita alguna.
P
Cómo determinar grados de
autoridad y posición o títulos de los miembros que ingresen.
P
Qué se hace cuando un empleado
miembro de la familia no se desempeña bien.
P
Qué se hace cuando un miembro de
la familia elige retirarse del negocio.
P
Se permitirá o no que cónyuges y
otros parientes no consanguíneos trabajen en la empresa.
P
Se permitirá o no que los hijos de
la siguiente generación ingresen a la empresa.
P
En qué circunstancias.
Sobre
las remuneraciones y la propiedad
P
Cómo evaluar y remunerar a los
miembros de la familia.
P
Quién y en qué medida tendrá participación
en el crecimiento financiero o futuro de la empresa.
P
Quién puede tener acciones en la
empresa.
P
Qué rendimientos obtendrán los
accionistas.
Sobre
las relaciones en la familia
P
Cómo manejar los conflictos
generacionales.
P
Cómo manejar los conflictos entre
hermanos.
P
Cómo trasmitir a los parientes
políticos la tradición familiar y de la empresa.
P
Quién pasará a la generación
siguiente las costumbres familiares y quién dirigirá las actividades familiares
en el futuro.
P
Cómo se tomarán las decisiones que
afecten el futuro de la familia.
Sobre
la responsabilidad con la familia y la comunidad
P
Cómo se ayudará a los miembros de
la familia con necesidades económicas o profesionales.
P
Qué responsabilidades tiene un
miembro de la familia con respecto a los demás. Qué hacer en casos de divorcio.
P
Qué hacer si algún miembro de la
familia comete un delito o actúa de manera gravemente irresponsable.
P
Con quién y hasta qué punto se
compartirá información acerca de la situación financiera.
P
Cómo se protegerá a buenos
empleados extrafamiliares.
P Cómo se
apoyarán las innovaciones empresarias de miembros de la familia. Hasta qué
punto se expondrá públicamente y cómo se enfrentarán las expectativas públicas
que genera una familia exitosa.
P Qué
responsabilidad tienen la EF frente a la comunidad.
Nota: este listado no es completo, su
ordenamiento no obedece a jerarquías ni a juicios de valor sobre los asuntos
listados. Cada familia y cada EF son diferentes, por lo que los temas a incluir
en el Protocolo se discutirá y definirá en cada caso.
¿Vinculación?
Si bien la formalización de los acuerdos es un proceso
complejo que hay que revisar en forma
periódica habitualmente adquiere una fuerza moral muy importante que los
valida.
Dr.
Eduardo Press
Director
