NOVEDADES BIBLIOGRAFICAS

Análisis del Artículo:

 “Qué puede hacer la Psicología Organizacional por su empresa”.

Introducción:

El presente análisis se realizó en el Centro Meteorológico Provincial de Cienfuegos como parte del Programa de Formación de Capacidades que se ejecuta como una vía para lograr el fortalecimiento del Consejo de Dirección y sus reservas.

Esta organización tiene como misión social, trasmitir de forma ágil, oportuna y eficiente la información relacionada con el comportamiento del estado del tiempo y el comportamiento del clima en las diferentes zonas geográficas que conforma el territorio comprendido por la provincia de Cienfuegos, Cuba.

En su estructura organizacional ha sufrido varios cambios en dependencia a las exigencias de los cambios operados en el entorno, hasta que finalmente, en el año 2000, con la remodelación de las estaciones meteorológicas y la construcción de un nuevo centro, con el financiamiento de un proyecto de colaboración internacional, auspiciado por la Conferencia Episcopal italiana, se comenzó todo un proceso reorganizativo, en cuanto a funcionamiento, estructura organizacional, diseño de nuevos puestos de trabajo en dependencia a las líneas de investigación y al mejoramiento y / o creación de nuevos servicios especializados, encaminados a satisfacer las demandas de sectores priorizados de la economía territorial para alcanzar la calidad de vida que demanda nuestra población.

En función de esto se está llevando a cabo un proceso de diagnóstico de los principales problemas que representan retos a vencer por este Consejo de Dirección, lo que demanda un cambio en el pensamiento de estos directivos y que conlleva a nuevas formas y estilos de dirección.

Es por lo anteriormente expuesto que se decidió por parte de los gestores de los recursos humanos implementar estrategias de formación y capacitación de recursos humanos siguiendo una Gestión del Conocimiento y de la Información en correspondencia con estos intereses y con la preparación del resto de los talentos humanos que conforman la organización, y dentro de esto, se desarrolla de forma eficiente un Programa de Formación de Capacidades, en el cual se sistematiza la discusión de artículos como el que nos ocupa en cada sesión ordinaria del Consejo de Dirección, siempre realizando el mismo con un análisis llevado a las condiciones específicas de la organización, lo que facilita además de su rápida comprensión, poder resolver de forma más rápida, problemáticas y situaciones por los que atraviesa el Centro.

Seguidamente mostramos el análisis y aplicación del artículo a las condiciones de la organización.

EL ELEFANTE Y LOS CINCO CIEGOS

Al darle lectura en el Consejo  al relato de este cuento, coincidimos de forma rápida con lo planteado por el autor en cuanto a que todos los participantes asociaron el argumento con lo que sucede actualmente en el Centro Meteorológico caso de estudio.

Ya que como bien se plantea, también  en nuestro medio, lo más habitual es que cuando se perciben problemas en los que están involucrados especialistas, estos son abordados y manejados por separado, como acontecimientos aislados. En cierto sentido los problemas se ven como "locales", es decir, que se asocian de forma separada al área o departamento y no se tienen en cuenta de forma integral con un pensamiento como Centro, por ejemplo tenemos el caso de la actividad científica, en nuestro caso, el mayor porcentaje de las investigaciones, y la gerencia de esta actividad se lleva a cabo en el Departamento Científico, sin embargo, en el resto de los departamentos también se realizan acciones de Investigación – Desarrollo e incluso Innovaciones. Se socializan resultados a través de la participación en talleres, eventos, se realizan publicaciones, entre otras, pero, en el momento de realizar el análisis y evaluación de los resultados esta actividad, como en el cuento, cada uno asido a su parte, no permite conocer realmente en qué situación pudiera encontrarse la organización, lo que dificulta poder trazarse estrategias y políticas que garanticen un mayor desarrollo y generalización de resultados, además, se logre un mayor aporte de la ciencia en la calidad del servicio meteorológico que llevamos adelante. Y muchas veces las conclusiones son las mismas que las del relato. Los demás son estúpidos (ineptos, irresponsables, mal preparados, desinformados, lentos, raros, distintos) y no se dan cuenta "cómo realmente son las cosas".

La Psicología Organizacional Sistémica

Esta nos permitió mirar a la organización por dentro y con basamento que es teórico llevamos a la práctica el pensamiento sistémico, por lo que nos dimos cuenta de que el mismo nos ofrece un marco conceptual, un cuerpo de conocimientos y herramientas, para llevar a cabo  patrones de conductas más viables y acordes a las condiciones nuestras, y poder ejecutar con más facilidad acciones que permitan generar cambios organizacionales en sintonía con las demandas del entorno interno, específico y externo de dicha organización.

Con la Psicología Organizacional Sistémica realizamos el diagnóstico de la situación actual de la organización y trazamos la Estrategia de desarrollo de la organización para los próximos 5 años y el diseño de la misma  para lograr el cambio. Para esto se tuvo en cuenta el área de Resultados Claves, la implementación de las estrategias de cambio en relación con la Gestión del Conocimiento, haciendo énfasis en la Gestión de la Información y la explotación de diversas vías para hacer esta gestión más eficiente, empleando las capacidades internas desarrolladas por especialistas de la organización, así como, las capacidades externas que con nuestros recursos podemos ser capaces de adquirir.

La empresa como sistema

Al analizar la estructura organizativa del Sistema Meteorológico provincial del cual la organización caso de estudio es su eje central, pudimos concluir que las áreas que conforman dicha estructura se corresponden con el objeto social para el cual fue creada, donde cada una cuenta con funciones bien definidas, pero con relación a los recursos humanos que las conforman. El análisis arrojó que en función de la diversificación de usuarios y servicios, se demanda una revisión del contenido y del diseño de los puestos de trabajo, por lo cual se ha comenzado una nueva política en cuanto a la selección del personal y en relación al contenido de las funciones de los especialistas, a través de la aplicación de técnicas participativas, se han definido las mismas, así como, los requerimientos en cuanto a conocimientos que se demanda para el desempeño de cada especialista. También fue objeto de análisis la relación existente entre cada área, lo que permite que se desarrolle un sistema de trabajo donde cada una de ellas contribuye a adoptar lo que define o caracteriza a la organización para cumplir con su misión social.

Otro aspecto que evaluamos fue la existencia en la organización de lo que  podemos delimitar como subsistemas:

·         Subsistema Humano: Evaluamos que se encuentra conformado por un total de 51 trabajadores, desglosados de la forma siguiente:

A) Composición por género

B) Composición por edad

C) Composición por grado escolaridad

D) Composición por categoría ocupacional

E) Composición por Categoría científica y / o Docente

Este análisis nos permitió caracterizar el potencial científico-técnico existente actualmente y el que se requiere en función de la estrategia de desarrollo, así como, se obtuvo como resultado también la demanda del conocimiento requerido para lograr la excelencia en el desempeño de la organización, lo cual facilita la gestión del mismo en los diferentes centros que aportan dicho conocimiento.

·         Subsistema de Trabajo: Al analizar este aspecto pudimos conocer que existen áreas de trabajo que no cuentan con manuales de procedimientos, lo que provoca que nacionalmente no se realicen acciones o actividades de forma uniforme, y el trabajo se realiza en dependencia de las características de las provincias en cuanto a recursos (humanos, materiales y tecnológicos)  y al nivel de comprometimiento que se tenga con las demandas de las prioridades territoriales.

·         Subsistema de Administración: En el análisis de la asignación de los recursos a las diferentes áreas que conforman la organización, se pudo identificar que existen deficiencias que repercuten en el desempeño de las mismas, fundamentalmente se destacan las relativas a las dificultades de mantenimiento del equipamiento computacional y de transporte.

 

·          Subsistema de Información: En este fueron analizados tanto los datos que se informan desde el punto de vista meteorológico como los del punto de vista administrativo y de gerencia de la Ciencia. Se analizó también el estado de actualización de las bases de datos climáticos, su uso, así como, fueron revisados los sistemas o vías de comunicación que se emplean para la transmisión de los mismos.

Como se plantea en el artículo, los subsistemas anteriormente descritos y sus acciones, están estrechamente vinculados con el accionar pasado, presente y futuro de la organización, por lo que al evaluar los resultados alcanzados por la misma hasta la fecha, puede ser considerado como  efectos recíprocos del manejo y del comportamiento efectuado de los diferentes subsistemas, lo que da la medida de que estos deben ser sistemáticamente evaluados y caracterizados para su mejora continua, lo que facilita el establecimiento de los patrones de conductas necesarias en cada momento, eliminándose así los análisis aislados de los problemas y se pueda desarrollar una perspectiva sistémica, que en sentido general, será la vía perfecta para que se produzcan los cambios en relación a productos y servicios, expectativas de los clientes. Tecnológicos, etc.

En el análisis se corrobora la importancia de que se pueda recoger información externa, reelaborarla en una retroalimentación y mantenerse flexibles para seguir siendo competitivos, viables y continuar perfeccionando el sistema en la eficiencia por la excelencia.

¿Qué puede hacer la Psicología Organizacional por su empresa?

El análisis de todos estos elementos nos permitió comprobar que todas las áreas que conforman la organización se hayan  conectadas dentro del mismo patrón, donde de forma particular, cada cual influye sobre el resto, sin que de forma habitualmente nos demos cuenta  de dicha influencia , y se corrobora como los resultados alcanzados por la organización hasta la fecha, sólo son fruto de cuando las acciones realizadas se ven como un todo y no en cada área o grupo funcional como elemento individual. Este enfoque cambia nuestras creencias y percepciones en muchas áreas.

Según se plantea en el artículo, al analizar el liderazgo en sus aspectos relacionales, se comprobó  la existencia de cambios de paradigmas en  las cuestiones éticas y morales y pueden ser consideradas como  elementos clave de las relaciones con el personal, llevadas a cabo de jefe a subordinado y viceversa , así como , interpersonales e interdepartamentales, lo que ha contribuido a que se perciban mejoras en el clima organizacional, y se haya incrementado la cultura en cuanto a las relaciones con  los proveedores y los clientes.

Como una consecuencia de lo anterior, se muestran cambios palpables en la motivación, se han perfeccionado los índices correspondientes a las diferentes áreas funcionales de la organización en cuanto a la evaluación del desempeño de los especialistas en sentido particular y se ha trabajado en los indicadores generales para medir el desempeño de la organización, todo lo cual ha convertido a la misma en una organización a la cual muchas personas fluyen buscando empleo y además, la distribución de recompensas internas en dependencia de los resultados alcanzados ha mostrado un incremento de su nivel de perfeccionamiento,  lo que generan cambios en las recompensas externas , alcanzándose una mayor comprensión de los servicios meteorológicos con una elevada percepción por parte de la población en cuanto a las actividades que realiza la organización y el uso adecuado de estos servicios en los diferentes segmentos de la economía local .

Esto lógicamente, se ha traducido en  un cambio de hábitos: por lo que se ha comenzado a pensar en procesos de trabajo y no en el desarrollo de acciones o tareas aisladas, donde incluso, se han realizado alianzas estratégicas con otras organizaciones cuyas esferas del conocimiento permiten suplir déficit existentes en la nuestra, como es el caso del convenio de colaboración científico tecnológica y docente con la Universidad de Cienfuegos, lo que contribuye a exhibir servicios científico técnicos con mayor integralidad y calidad, donde de forma eficiente se demuestran las potencialidades existentes en ambas organizaciones para el trabajo en equipo y para la sistematización de experiencias y conocimientos.

¿Cómo se proyecta este enfoque en la vida de las empresas?

En nuestro caso, esto se manifiesta  con el incremento de la participación de un mayor número de especialistas en acciones de ciencia e innovación tecnológica, se han evaluado e implementado un mayor número de alianzas estratégicas con otras organizaciones para el desarrollo de servicios especializados y de proyectos de investigación, desde el punto de vista interno, se han sistematizado las acciones conjuntas entre las áreas funcionales, definiéndose mayor grado de participación en el caso de las estaciones meteorológicas, las cuales anteriormente sólo se veían como aportadoras de datos observados.

Los directivos que gerencian las diferentes áreas de la organización se han dado cuenta ahora de que tienen personas trabajando para ellos; que el trabajo se hace mediante seres humanos como ellos, cada uno con fuertes deseos de reconocimiento y participación y de esta forma se ha ganado en incrementar el sentimiento de pertenecer a la organización, por lo que los índices evaluativos nos muestran un  mayor  rendimiento por área que redunda en los resultados finales que muestra la organización.

El liderazgo también ha tomado un sesgo relacional, y se han establecido mejores relaciones de intercambio entre el Consejo de Dirección internamente, así como, entre jefe / subordinado, se han perfeccionado las relaciones con los proveedores, los clientes y con las organizaciones con las que se han encaminado acciones de alianzas estratégicas.

El movimiento del sistema es mantenido en armonía por medio de la autorreferencia y  en vez de girar en círculos hacia diversas direcciones, cada parte del sistema se mantiene consistente consigo misma y con todas las partes del sistema,  al tiempo que éste cambia; por lo que se observa una estrecha y  profunda relación entre la actividad individual y el todo, fundamentalmente para la solución de problemas y el desarrollo de los servicios especializados.

Este enfoque nos permite plantear que como se basa en principios democráticos, permite un manejo sostenible de los recursos, donde los recursos humanos ocupan los espacios centrales, por lo que consideramos es transferible a otras culturas organizacionales, aún fuera del sistema meteorológico , sólo requiere el análisis interno de la situación existente y de crear las capacidades requeridas para lograrlo, así como, sistematizar las lecciones aprendidas durante el desarrollo de este proceso.

La Psicología Organizacional Sistémica en la práctica

Las respuestas  a un grupo preguntas que iniciaron el proceso para el análisis de la aplicación práctica de la Psicología Organizacional Sistémica, nos brindaron una clara descripción de las relaciones dentro de la organización al analizarla como sistema, y demostraron de forma clara cuáles fueron los intentos para resolver diferentes problemáticas, y nos dieron los elementos necesarios que facilitaron  el establecimiento de  una estrategia de cambio y su implementación.

Las preguntas antes citadas fueron.

  • ¿cuál es el problema?
  • ¿qué se hizo hasta ahora para resolverlo?
  • ¿cuál es el papel del Consejo de Dirección como protagonista, en el sostenimiento del problema?
  • ¿cómo se vería el problema desde el punto de vista de cada una de las áreas que conforman la organización?
  • ¿qué esperan del desarrollo de la aplicación práctica de la Psicología Organizacional Sistémica?
  • ¿qué están dispuestos a hacer los miembros del Consejo de Dirección de la organización para resolver el problema?

Metodología de resolución de problemas desde la perspectiva de la Psicología Organizacional Sistémica

Después de valorar la propuesta del artículo como Metodología, decidimos aplicar los diferentes aspectos en nuestro caso estudio.

1. Evaluamos como punto de partida considerar como problemas las diferentes insatisfacciones manifiestas por los miembros de la organización, obteniendo esta información a través de diferentes instrumentos aplicados entre los que se destacan técnicas grupales, entrevistas, encuestas, encuentros de concientización y de sistematización de experiencias, entre otros. Esto nos aportó información relacionada con insatisfacciones con la capacitación, con los puestos de trabajo y sus funciones, con las políticas de ingreso a la organización, entre otros.

2. Consideramos los problemas como situaciones difíciles de llevar entre personas, es decir, un problema relacional.

3. Tomamos estos problemas como una resultante de las dificultades cotidianas, incluyendo las situaciones de cambio, que no fueron manejadas oportuna y adecuadamente.

4. Se analizaron y listaron los cambios naturales evolutivos en la vida de la organización, lo cual brindó la información sobre el crecimiento de la fuerza laboral, el nivel de envejecimiento de la misma, las demandas de conocimientos para enfrentar los nuevos retos, etc, como es de esperar, estas situaciones han provocado cambios en las relaciones interpersonales, cuyo manejo también fue objeto de análisis.

5. Se evaluó la forma en que los miembros de la organización tratan a los problemas y a las dificultades, manteniendo como criterio que: Hay dos maneras en que se desarrollan los problemas. La gente trata una dificultad común como "un problema", o la gente trata una dificultad común como si no fuera un problema.

6. Partimos del supuesto de que una vez que una dificultad está definida como un problema, el sostenimiento del mismo resulta de la creación de un circuito de conductas que tratan de resolver dicha dificultad. Se trata de dar una solución a la dificultad original que sólo la intensifica.

7. Para que un problema se resuelva es necesaria una modificación en las pautas de conducta que lo sostienen, que si bien están a la mano, la mayoría de las veces no puede hacerse por iniciativa propia.

8. Promovemos un cambio que dé resultados, aunque al principio nuestra solución resulte algo ilógica.

9. Mantuvimos como premisa que: "Pensar globalmente, actuar localmente" (tocar la pata del elefante, o la oreja, o la cola y pensar en el elefante). Los cambios en pequeños lugares crean cambios en los grandes sistemas, porque conviven en la totalidad. Es legítimo trabajar con el sistema en cualquier lugar donde se manifieste, porque las conexiones no visibles crearán efectos a distancia, en lugares que jamás hemos pensado.

10. Sostenemos que el cambio se efectúa más fácilmente si el método para llevarlo a cabo es razonablemente más corto y con pautas claramente establecidas. Nuestro concepto es el de "no irnos por las ramas". Cuando se experimenta un cambio, aunque sea pequeño, la experiencia va llevando hacia nuevos cambios.

11. Nuestra aproximación es pragmática. Nuestras observaciones y señalamientos se basan en la observación y participación directa de QUÉ es lo que pasa, CÓMO persiste, y CÓMO se cambia esa situación.

Estos aspectos de la metodología fueron sistematizados de forma gradual en la organización y nos ha dado la medida del enfoque sistémico, del trabajo en equipo y de las ventajas del empleo de alianzas estratégicas para alcanzar la excelencias del servicio meteorológico, el cual debe incrementarse de forma ascendente para satisfacer las demandas del entorno.

 

 

MsC. Nilda Rajadel Acosta.

 

 

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