|
|
|
¿CÓMO CONDUCIR Y
COORDINAR PERSONAS QUE UNO NO VE? LAS ORGANIZACIONES VIRTUALES * |
|
Por Eduardo Press |
|
Una empresa u organización virtual está formada
por personas que no están ubicadas en el mismo espacio físico, a veces ni en
la misma localidad o país. Es una organización que no tiene fronteras y sus
miembros la mayoría de las veces no suelen conocerse en forma directa entre
sí. Se trata de un nuevo tipo de organización, de
estructura descentralizada, plana y muy profesionalizada. Una organización virtual
reduce costos estructurales, otorga mas dinamismo y una mejor adaptación al
medio en que se desenvuelve. Tiene como ventajas el mejor aprovechamiento de
oportunidades internacionales e interorganizacionales, operar con mayor
flexibilidad, reducir costos de viajes y desplazamientos para reuniones,
reducir el tiempo de seguimiento de los objetivos de los proyectos, así como
facilita la conciliación entre la vida laboral y familiar de las personas que
trabajan. Para compensar la descentralización, es preciso
desarrollar una cultura especial basada en la confianza, la responsabilidad,
los valores compartidos, la transparencia. En estas organizaciones se reemplaza el sentido
de pertenencia a un lugar por el de pertenencia a una comunidad, aunque la
comunidad sea en gran parte virtual. ¿Qué necesitan las organizaciones virtuales? 1. Las nuevas tecnologías: los recientes avances
en la tecnología de la información. 2. Definición de una estrategia global: no
podemos limitarnos solamente a utilizar modernos equipos tecnológicos. Es
necesario que todos los componentes de la organización compartan los
objetivos a alcanzar, de forma tal que todos sus integrantes (por muy
alejados que estén) tengan en todo momento presente cuáles son las metas a
alcanzar y cuáles son los objetivos de cada proyecto. 3. Estructura de la organización y sistema de
dirección: estructura organizativa orientada al proyecto, un sistema de
evaluación unificado y basado en el éxito final del proyecto. 4. Formación y motivación: el requisito
fundamental para que funcione es la formación en trabajo en grupo, unido a la
creación de un clima de trabajo que facilite la actividad del equipo. El
equipo debe estar motivado, unido y entusiasmado. 5. Una completa intranet de fácil acceso: una
herramienta que facilite tomar contacto con material corporativo y la
posibilidad de recibir y aportar documentación. Pero todo esto no se consigue de un plumazo, se
alcanzará con mucho esfuerzo, voluntad de cambio y dedicación:
¿Cuáles son los problemas? 1. En primer lugar, las diferencias culturales
(idiomas, creencias, valores, etc.) y la rigidez cultural empresaria
tradicional. 2. En segundo lugar la misma utilización de la
tecnología que permite la virtualidad. Por un lado, se mira a los nuevos
recursos de la tecnología más como un ahorro de mano de obra que como un
instrumento de cambio. Y por otro lado, todavía se utiliza el
equipamiento y las posibilidades de las nuevas tecnologías para repetir
rutinas de la antigua organización. Nuestras casillas de correo electrónico
se nos llena de mensajes inútiles y enojosos que son una mera traducción de
la misma abundancia de papeles y sobres que llegan por el correo común. Una pequeña encuesta realizada recientemente a
unos cien ejecutivos usuarios del correo electrónico, aportó datos
interesantes: el 97% refiere que su trabajo ganó en eficacia con el correo
electrónico y un porcentaje similar se queja de la abundancia de material
inútil y no solicitado . 3. En tercer lugar, la pérdida del control, se
pueden originar conflictos de intereses entre el personal de distintos
lugares con la organización, que puede paralizar el funcionamiento o llevar
al retiro de personas valiosas. 4. La nostalgia por ciertos hábitos y costumbres.
Una sala propia o al menos un escritorio propio fueron para un ejecutivo como
un manto de seguridad por más de un siglo. Un sentido de lugar es tan
importante para la mayoría de nosotros como el sentido de misión. El email y
el voicemail tienen muchos atractivos, incluyendo la inmediatez, pero no es
lo mismo que estar con las personas. Las charlas de oficina y el chismerío
tiene también sus atractivos, aunque sea como un antídoto a la monotonía de
lo mucho que ocurre en nombre del trabajo. En la encuesta citada más arriba
muchos expresan extrañar el "cara a cara". ¿Cómo conducir personas que uno no ve? La respuesta es simple: confiando en ellos. Esta
aparente simplicidad hace repensar las organizaciones. Las reglas de la
confianza son obvias y bien establecidas, pero no corren fácilmente con las
formas tradicionales que creen que eficiencia y control están ligadas, y que
no se pueden tener uno sin el otro.. La confianza es el corazón de la materia: 1. La confianza no es ciega y necesita límites.
Sería imprudente confiar en personas que uno no conoce bien, en quienes uno
no ha visto trabajar y en quienes no están comprometidos en los mismos
objetivos. 2. La organización virtual demanda aprendizaje.
Es necesario, ser constante en la capacidad de cambio. Deben estar al
corriente del cambio, explorando nuevas opciones y nuevas tecnologías. Se
debe crear una cultura de aprendizaje. 3. Son necesarias ligazones. Los objetivos de los
pequeños grupos deben estar alineados con los de la organización. Deben ser
apoyadas por exhortaciones y el ejemplo personal 4. La confianza necesita "contacto" de
personas con otras personas. Un compromiso repartido todavía requiere
contacto personal para hacerlo real. La paradoja es que la más virtual de las
organizaciones necesita que más se reúna su gente personalmente. Las
reuniones son diferentes. Están más sobre los procesos que sobre las tareas,
más interesados en que las personas conozcan a los otros más que lo que
hacen. No son privilegios extra; son los lubricantes de la virtualidad, son
oportunidades para conocer a las personas como personas, reunir a los líderes
y además para reforzar los objetivos corporativos y repensar sus estrategias. La confianza se basa en la lealtad, que se
construye a través de un diálogo continuado entre los miembros de la
organización. La construcción de confianza es el mecanismo
esencial para mantener unida a la organización virtual. * Publicado en El Universal Caracas, Venezuela |
